A agilidade e praticidade de utilizar a tecnologia ao nosso favor para reduzir tempo e custos, traz a assinatura digital como alternativa para os negócios, principalmente após o período de pandemia. Com o mercado cada vez mais competitivo, a economia de tempo e recursos, o aumento da produtividade, o investimento em sustentabilidade, tornam-se essenciais para melhorar a experiência do cliente. O mercado de assinaturas digitais no Brasil está em plena ascensão e para garantir a autenticidade e integridade deste serviço, precisamos entender melhor o que é, quais os tipos, as vantagens e como é possível obter.
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é uma tecnologia segura para a autenticação de documentos eletrônicos para uma pessoa ou empresa com validade jurídica. Vivemos num cenário no qual a troca de informações ocorre cada vez mais online, tornando necessária a garantia, a integridade e autenticidade dos documentos.
A assinatura digital utiliza criptografia para validar a identidade do usuário e para assegurar que o conteúdo do documento não foi alterado após a assinatura. Quer dizer que a assinatura tem o mesmo valor legal de uma assinatura em punho reconhecida em cartório. Entretanto, a assinatura digital elimina o envio, armazenamento, arquivamento, cópia e recuperação de documentos em papel.
É importante explicar que a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, mas isso não quer dizer que toda assinatura eletrônica é digital. Mas o que isso quer dizer? Isso significa que existem diferentes formas de assinar um documento eletronicamente e é fundamental conhecê-las.
Quais os tipos de assinatura digital?
Como vimos, a assinatura digital é uma tecnologia para confirmar a identidade do signatário, seja pessoa ou empresa e autenticidade do documento. Mas para entender os tipos de assinaturas digitais precisamos entender quais as categorias de assinaturas que existem. Atualmente temos quatro tipos de assinaturas - a manuscrita, a digitalizada, a eletrônica e a digital.
1 - Assinatura Manuscrita
Tipo mais tradicional de autenticação, feita manualmente com caneta em documentos físicos.
- Requer assinatura presencial com cópia física do documento.
- Segurança depende de fatores externos, como reconhecimento de firma em cartório.
- Necessidade de armazenamento físico dos documentos.
Usado em:
- Assinatura de contratos de empresas.
- Reconhecimento de firma em cartório.
- Documentos físicos formais.
2 - Assinatura Eletrônica
Assinatura realizada digitalmente, podendo ter diferentes níveis de segurança conforme a Lei 14.063/20 (Assinatura Simples, Avançada e Qualificada).
- Simples: Identifica o signatário com evidências básicas (e-mail, senha, telefone). Indicada para situações de baixo risco.
- Avançada: Usa métodos criptográficos e certificados digitais corporativos (ICP-Brasil ou fora). Apropriada para transações legais e financeiras.
- Qualificada: Exige certificado digital emitido por uma AC credenciada na ICP-Brasil. Altíssima segurança, detecta qualquer alteração no documento após a assinatura.
Usado em:
- Simples: Relatórios, recibos, agendamento de serviços.
- Avançada: Transações financeiras, contratos sensíveis.
- Qualificada: Notas fiscais eletrônicas, documentos de saúde, registros imobiliários.
3 - Assinatura Digital
É um tipo de assinatura eletrônica qualificada, com alto nível de segurança.
- Requer certificado digital emitido por uma AC no padrão ICP-Brasil.
- É a forma mais segura de assinatura eletrônica. - Garante integridade e autenticidade do documento, impedindo alterações sem detecção.
Usado em:
- Assinatura de documentos oficiais.
- Transferência de imóveis.
- Emissão de notas fiscais eletrônicas.
Quais as vantagens da assinatura digital?
Enquanto as assinaturas físicas podem ser falsificadas, comprometendo a validade dos seus documentos, as assinaturas digitais, regulamentadas pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, proporcionam a segurança necessária para proteger a autenticidade e a validade jurídica dos seus documentos com muita rapidez, autenticidade e integridade. Conheça as cinco principais vantagens:
- Redução de tempo: Você economiza tempo que seria gasto com processos manuais, enquanto que pode realizar uma assinatura digital de maneira muito mais rápida e eficiente, agilizando o fechamento de contratos e negociações.
- Economia de custos: Ao eliminar a necessidade de manter um espaço físico para guardar todos os documentos da empresa, você reduz custos com compra de papel, tintas para impressão, deslocamento, correios, transportadoras, cartórios, entre outros.
- Segurança: A assinatura digital é protegida por criptografia, sendo a forma mais segura de validar documentos eletrônicos. Quando utilizamos certificados digitais emitidos por uma Autoridade Certificadora, é possível garantir a identidade do usuário e a integridade do documento, reduzindo riscos de fraudes e falsificações. Por isso, é importante investir em segurança da informação para proteger dados, os clientes e a reputação da empresa.
- Sustentabilidade: Ao utilizar a nuvem como armazenamento ao invés do papel físico, colaboramos com o meio ambiente e evitamos o uso desnecessário de recursos.
- Organização e Mobilidade: Facilidade de encontrar e acessar os documentos já que eles são armazenados eletronicamente e podem ser acessados e assinados de qualquer lugar que possua acesso à internet.
Como posso obter a assinatura digital?
A cooperativa LibreCode possui uma plataforma para assinaturas digitais chamada LibreSign, que pode ser acessada tanto pelos dispositivos móveis ou computador. Essa plataforma traz soluções acessíveis e colaborativas, que permitem que o cliente tenha autonomia tecnológica. Entre as principais funcionalidades dessa ferramenta está a praticidade em assinar documentos digitalmente e gestão de documentos em um Portal de Assinaturas com a conformidade legal brasileira, como a LGPD e ICP-Brasil.
O LibreSign apresenta funcionalidades que se adaptam às necessidades específicas de cada organização. As soluções da plataforma são baseadas em software livre, promovendo acesso aberto ao conhecimento e colaboração, o que garante a soberania aos clientes em relação à tecnologia que utilizam. O serviço tem foco em personalização e acessibilidade, o que atende tanto pequenas empresas como também grandes organizações e governo. A violação de segurança pode resultar em consequências sérias para uma marca, incluindo perda de dados, acesso não autorizado a informações confidenciais e danos à reputação de uma empresa. Pensando nisso, o LibreSign tem como grande vantagem a eficácia na segurança. A plataforma implementa autenticação multifator (MFA), que dificulta ainda mais o acesso não autorizado e garante que apenas pessoas verificadas possam assinar documentos, também permite a identificação do signatário com diferentes fatores como token por email, SMS e mensagem por WhatsApp. Este método exige que os usuários forneçam duas ou mais formas de verificação antes de acessar os documentos e também ao assiná-los, o que faz o processo de assinatura ser muito mais seguro. Cada documento é criptografado do envio à assinatura final. Desta forma, a ferramenta assegura que suas informações permaneçam seguras em cada etapa do caminho, isto é, apenas destinatários autorizados possam acessar e ler o conteúdo do documento.
Para conhecer mais o nosso serviço entre em contato pelo telefone (21) 2042-2073 ou pelo e-mail [email protected]. Agende uma demonstração e descubra como podemos melhorar o gerenciamento de documentos e a eficiência administrativa da sua empresa. Confira também o nosso próximo assunto sobre “Como criar uma assinatura digital”.
